خدمات زیارتی شمس سیر خوی

امور حج وزیارت

شرح وظایف در عتبات عالیات


جزوه شرح وظایف مدیران عتبات عالیات
وظايف شركت مجري

شركت مركزي دفاتر خدمات زيارتي سراسر ايران (شمسا) در سال 1384 با معرفي سازمان حج و زيارت در سازمان ثبت شركت‌ها به ثبت رسيده و مجمع عمومي آن مركب از نمايندگان حقوقي و تام الاختيار 31 شركت مركزي كارگزاران استاني است كه در زمان تأسيس جمعاً 1174 دفتر خدمات زيارتي (كارگزار) را تحت پوشش داشته و تحت نظارت «سازمان حج و زيارت» با اهداف زير فعاليت مي‌كند:
1- عقد قرارداد با شركتهاي امنيتي (مورد تاييد دولت عراق) به منظور تأمين و پوشش امنيتي زائران در طول مدت سفر.
2- برنامه‌ريزي و سياستگزاري اجرايي و توزيع سهميه اعزام زائران استانها و ارائه در قالب طرح پيشنهادي به سازمان حج و زيارت.
3- اخذ رواديد از سفارت عراق.
4- استقرار نمايندگان شمسا در مرزهاي رسمي خروجي و ورودي زائران به عراق.
5- استقرار نمايندگان شمسا در بغداد، كربلا، نجف.
6-  نظارت مستمر بر اجراي كامل مفاد قرارداد مابين شركت شمسا و شركتهاي مجري عراقي.
7- ‌ انعقاد قرارداد براي تأمين پوشش بهداشتي و درماني زائران ايراني در داخل كشور عراق.
8-  ‌انعقاد قرارداد براي تأمين پوشش بيمه زائران (حادثه، درمان، بار).
9-  نظارت و ارزيابي عملكرد شركتهاي طرف قرارداد.
10-  رسيدگي و حل و فصل مشكلات اجرايي و رسيدگي به شكايات.
11-  انجام ساير مأموريتهاي محوله از سوي سازمان حج و زيارت
12- تامین محل اسکان در عراق با توجه به شرایط موجود در کشور عراق
13- تامین سه وعده غذا شامل صبحانه؛ نهار و شام
14- تامین وسیله حمل و نقل در مسیرهای شهر مبدا ـ مرز ـ نجف ـ کربلا و ... زیارت دوره و پذیرایی در مسیرها
15- تامین وسیله حمل و نقل درون شهری برای زائرانی که در نجف اشرف در مسیر دورتری نسبت به حرم قرار گرفته اند.

وظایف دفاتر خدمات زیارتی در مورد زائران عتبات عالیات
1. اعلام تاريخ قطعي اعزام، گروه قيمتي هوايي و زميني، مسکن و مرز خروجي کاروان به زائرين پس از تعیین سهمیه از طرف حج و زیارت.
توضيح: چنانچه تاريخ اعزام شناور باشد بايد تاريخ قطعي سفر حداقل يک هفته قبل از اعزام به اطلاع زائران مربوطه برسد.
2. تعیین سهمیه از طریق سامانه جامع عتبات عالیات
3. ثبت نام از متقاضيان که اولویت آنها از طریق ثبت نام اینترنتی مشخص شده توضیح این که در صورت عدم تکمیل ظرفیت کاروان 20 روز قبل از اعزام دفاتر می توانند از افراد فاقد اولویت نیز ثبت نام نمایند.
4. عدم به کارگیری افراد فاقد صلاحیت در دفتر با توجه به جّو معنوی و مذهبی موجود در سفرهای زیارتی 
5. اجرای دقیق دستور عمل های ابلاغ شده که از سوی دفتر حج و زیارت استان و شرکت¬های مجری.
6. اخذ مدارک لازم از زائرین  به منظور ثبت نام:
 الف)  گذرنامه:گذرنامه باید شامل نکات ذیل باشد: از زمان حرکت چهار ماه تمام اعتبار داشته باش، حداقل دو صفحه سفید داشته باشد، مجوز خروج از کشور داشته باشد ، آخرین مهر ورود به کشور را داشته باشد، در گذرنامه باید نام و عکس همراهان و تعداد همراهان به طور دقیق مشخص شده باشد.ضمناً باید به این نکات نیز توجه شود:
کنترل مجوز خروج افراد نظامي و مشمولين خدمت نظام وظيفه و بانوان متاهلي که فقط مجاز به يکبار خروج مي‌باشند، مستقل بودن گذرنامه همراهان بالاي 17 سال تمام و گذرنامه داشتن فرزندان زير دوسال و همچنين درج مشخصات کامل آنها در ليست مانيفست، در غير اينصورت پرداخت خسارات و کليه هزينه‌هاي انجام شده زائر و همراهان وي به عهده دفتر مربوطه می باشد.
ب) دو قطعه عکس3*2 رنگی، زمینه سفید، تمام رخ بدون کلاه و عینک
ج) فتوكپي كارت ملي: پشت و رو
7- صدور فيش رايانه¬اي جهت واریز مبلغ مورد نظر به حسابهای مربوطه.
8- ارائه رسيد در قبال دريافت فيش هزينه سفر، گذرنامه و ساير مدارک زائرين.
9- معرفی مدیر راهنما  40روز قبل از حرکت به دفتر حج و زیارت براي مديراني كه سابقه تشرف ندارند و20روزبراي مديراني كه سابقه تشرف دارند.
10- تهیه لیست مانیفیست و تحویل آن به شرکت مرکزی پس از تایید حج و زیارت 20 روز قبل از حرکت  .
11- دریافت حکم مدیر راهنما از دفتر حج و زیارت.
12- تعیین روحانی یا مداح واجد شرایط و دريافت حكم از سوی امورروحانيون دفتر حج و زیارت استان
13-  معرفی زائران به هلال احمر جهت تزریق واکسن مننژیت و اخذ كارت واكسيناسيون.
14- نظارت و اشراف کامل به چگونگی عملکرد مدیر راهنما و اخذ گزارش از ایشان در هر سفر  
15- امضاء قرارداد با زائر در دو نسخه و ارائه يک نسخه آن به زائر و نگهداري يک نسخه ديگر در دفتر زيارتي.
16- پيگيري اخذ رواديد و دريافت مانيفست ويزا شده از شركت مركزي.
17- تهيه و توزيع اقلام دريافتي از شرکت مجري از قبيل کارت شناسائي، برچسب ساک، دفترچه راهنماي زائر...
18- تحویل مقداری از داروهای اولیه از شرکت مرکزی جهت مداوای اضطراری و تحویل آن به مدیران راهنما .
19- پيگيري و گرفتن به موقع اتوبوس سالم، غذا و بسته بين راهي از مبدأ تا مرز خروجي و بالعکس از شرکت مرکزي استان.
20- برنامه ريزي جهت عزيمت کاروان به طوريکه کليه اعضاي کاروان و عوامل مربوطه قبل از اذان صبح روز خروج در مرز مربوطه حضور داشته باشند.
21- اطمينان از حضور کليه زائرين در زمان حرکت و تطبيق چهره آنها با عکس گذرنامه و مانيفست ويزا شده و پرهيز از اعزام اقوام و خويشاوندان زائران و ساير افراد همراه آنها (با هر گروه سني) که عکس و مشخصات ايشان در مانيفست زائرين درج نشده است.
22- ‌کنترل کيفيت اتوبوس از نظر نظافت، آب سرد‌کن (يا آب معدني به ميزن کافي)، داشتن بخاري يا کولر سالم، زاپاس، بيمه‌نامه معتبر و ....
23- پیش بینی و تماس با محلهای استراحت و تغذیه مسافران در بین راه و شناسای کامل از مسیر حرکت  تا مرز و واقف شدن به شهرها و اماکن پذیرایی و اقامتی واقع شده در مسیر بمنظور رفع مشکلات در هنگام اعزام زائرین به مرز و یا بلعکس توسط شخص مدیر دفتر خدمات زیارتی
24- حسن برخورد و رعایت شئونات اسلامی، اخلاقی در برخورد با زائران و عدم تبعیض بین آنها نسبت به ارائه خدمات رفاهی  و تأمین رضایت زائرین در اجرای برنامه¬های مختلف زیارتی و رفاهی
25- برگزاری حداقل دو جلسه آموزشی (متمرکز و غیر متمرکز) جهت توجیه زائرین نسبت به مسائل مختلف ا ز جمله آشنایی با اماکن زیارتی ، قوانین و مقرارت مربوط به کشور عراق ، آداب سفر ، تشریح مسائل سیاسی ، امنیتی ، اقتصادی واجتماعی عراق و توصیه¬های بهداشتی و توافقات انجام شده فی ما بین شرکتهای ایرانی و عراقی
26- كارگزار موظف است محلي با گنجايش مناسب (ترجيحاً غير از مسجد) را جهت برگزاري جلسة توجيهي زائران در نظر بگيرد. توصيه مي‌شود جلسة مذكور يك هفته يا لااقل سه روز قبل از روز حركت برگزار گردد. موضوعات مهم و تعيين‌كننده در طول سفر بايد در اين جلسة براي زائران تبيين شود و روحاني گروه، مدير راهنما و يا كارگزار؛ حسب مورد، به پرسشهاي زائران پاسخ دهند. همچنين كارگزار موظف است زائران را با حضور روحاني (يا مداح) و مدير راهنما به جلسة آموزشي توجيهي متمركز دعوت نمايد.
27- اطلاع به موقع به مسولین ذي ربط در صورت انصراف زائر و تلاش در جایگزینی به موقع آن ، 
28- تحویل فاکتور و گزارش کلاس به شرکت مرکزی جهت دریافت وجوه مربوطه
29- عدم اخذ وجه از زائرین تحت هر عنوان خارج از ظوابط و دستورالعملهای ابلاغ شده 
30- تلاش در جهت شناخت زائرین و عدم پذیرش افرادیکه اشتهار به اعتیاد مواد مخدر دارند
31- توجیه کامل زائرا ن در خصوص امکانات رفاهی و بهداشتی بسیار ضعیف داخل کشور عراق به منظور کاهش دادن سطح توقعات با توجه  به شرایط خاصی که در آن کشور وجود دارد
32- توصیه کامل به مدیران راهنما  مبنی بر اینکه کلیه مدراک مورد نیاز در مرز ازجمله مانیفیست، که می¬بایست تحویل نمایندگان ارگانهای مستقر در مرز داده شود به همراه داشته باشند.
33- تهيه حداقل16 سري كپي از مانيفيست جهت تحويل به مسولان ايراني و عراقي
34- اخذ صبحانه از شرکت مرکزی و تهیه نان جهت انتقال به مرز برای روز ورود به عراق.
35- انجام سایر وظایف محوله از سوی دفاتر حج و زیارت استان مربوطه
37.  تهیه کارت شناسایی عکس دار برای کلیه زائرین حاوی اطلاعات لازم از قبیل نام و نام خانوادگی زائر ، نام مدیر راهنما ، نام شهرستان، و نام استان محل اعزام  و هتلهای محل اسکان زائرین در عراق  و در صورت اماکن  شماره اتوبوس و شماره صندلی زائر در ایران و عراق
38- دريافت انصراف کتبي زائرين منصرف و ثبت سريع و بموقع آن در سيستم (در غير اينصورت مسئول جبران جرائم و هزينه‌هاي انجام شده براي زائر و همراهان وي خواهد بود.)
39- پيگيري استرداد وجوه زائرين منصرف و فراهم نمودن شرايط مسترد نمودن هزينه سفر آنها.
40- مراتب انصراف زائرين بصورت مکتوب به کارگزار اعلام شده و انصراف تلفني و ... ملاک عمل نمي‌باشد و کارگزاران عامل موظفند در قبال برگ انصراف زائران به ايشان رسيد رايانه‌اي ارئه نمايند.
41- زائرين منصرف متعهد به پرداخت کليه خسارتهاي مربوطه مي‌باشند(مطابق دستورالعملهاي مربوطه که در سايت حج و زيارت بخش معاونت عتبات مقدسه به آدرس
www.haj.org.ir  قابل رويت مي‌باشد.)
وظايف مديران راهنماي عتبات عاليات
1ـ انجام وظيفه طبق برنامه تنظيمي از سوي دفتر خدمات مسافرتي كه به تأييد حج و زيارت استان رسيده باشد.
2ـ آگاهي كامل از دستورالعملها و ضوابط مربوط و اجراي دقيق آنها.
3ـ پاسخگوئي به سوالات و راهنمائي به مراجعين تلفني و حضوري زائرين ثبت نام شده.
4ـ همكاري با دفتريا شركت خدمات مسافرتي در اخذ مدارك زائرين در مراحل مختلف و مطلع نمودن آنان از نقائص و مشكلات احتمالي و رفع آن تا مرحله دريافت گذرنامه.
5ـ كنترل گذرنامه‌ها در خصوص مهرهاي ورود و خروج، امضاءها، تاريخ صدور و اعتبار، نداشتن قلم‌خوردگي و...
6ـ هماهنگي و همفكري با مدير دفتر خدمات مسافرتي در فراهم نمودن تداركات سفر و توجيه شدن نسبت به كليه برنامه‌هاي سفر.
7ـ همكاري با روحاني يا مداح گروه و دقت در حضور كامل زائرين در جلسات آموزشي و ترغيب آنان جهت شركت در نماز جماعت.
8 ـ نظارت و تاكيد نسبت به همراه داشتن و الصاق كارت شناسائي در طول سفر و درج نام محل اسكان هتلها در عراق.
9ـ بررسي و آگاهي كامل از مسير سفر و چگونگي پذيرائي و محلهاي استراحت زائرين از مبدأ حركت تا مرز تعيين شده و بالعكس.
10ـ گروه بندي زائرين و بر اساس سن، نسبت، شماره صندلي.
11ـ حضور و غياب زائرين بطور مستمر در طول سفر.
12ـ كنترل اتوبوس قبل از حركت و آگاهي و اطمينان از تجهيزات لازم داخل اتوبوس از قبيل: داشتن آب سرد به مقدار كافي ـ سالم بودن كولر و بخاري و ساير امكانات ضروري.
13ـ سوار نمودن به موقع زائرين در اتوبوس و اطمينان از اينكه فرد يا افرادي از زائرين جا نمانده باشند.
14ـ نشستن نزديك راننده و مراقبت از وي به هنگام رانندگي ـ توجيه رانندگان در زمان توقف در محل¬هاي از پيش تعيين شده جهت اقامه نماز و صرف صبحانه، ناهار، شام، استراحت در بين راه از محل اعزام تا مرز مورد نظر و بالعكس (بديهي است محل استراحت بين راه به نحوي تنظيم شود كه زائرين پراكنده نشوند)‌.
15ـ بموقع رساندن زائرين به مرز با توجه به جدول زماني تعيين شده.
16ـ نصب علامت و تابلوي مشخصات كاروان در جلوي اتوبوس و شيشه عقب اتوبوس جهت هدايت زائرين و توجيه افراد نسبت به آن ( توضيح اينكه در خاك عراق به شماره اتوبوس اكتفاء شود).
17ـ الگو بودن براي زائرين در تمامي جهات اسلامي و اخلاقي و انضباطي و رعايت پوشش ظاهري با توجه به جو معنوي و مذهبي اين سفر مقدس.
18ـ همراهي با زائرين در طول مسير، اماكن عمومي و زيارتي و اطمينان و آگاهي كامل نسبت به وضع زائرين.
19ـ رعايت حسن خلق و شئونات اسلامي و داشتن صبر و متانت كامل و ايجاد جو آرام و رفع تشنجات احتمالي داخل گروه.
20ـ عدم تبعيض بين زائرين نسبت به ارائه خدمات رفاهي و تأمين رضايت زائرين در اجراي برنامه‌هاي مختلف زيارتي و رفاهي.
21ـ شناسائي زائرين از لحاظ وضعيت جسمي و سني و روحي و مراقبت بيشتر از زائرين مسن و كم توان.
22ـ‌ جلوگيري از تك روي زائرين و حركت انفرادي آنان خاصه دقت لازم در رابطه با جدا نشدن خواهران از كاروان تحت هر شرايط.
23ـ همراه داشتن مقداري از داروهاي اوليه جهت موارد اضطراري.
24ـ بيان توصيه‌هاي لازم به زائرين در خصوص رعايت مقررات و قوانين موجود در عراق، رعايت مقررات عبور و مرور
 25ـ بيان توصيه‌هاي لازم به منظور ممانعت از حمل اشياء ممنوعه، مواد مخدر، و غيره.
26ـ توجه دادن زائرين عزيزي به بعد معنوي اين سفر زيارتي.
27ـ بيان توصيه‌هاي لازم در خصوص دقت در حفظ و نگهداري اشياء و پول در طول سفر.
28ـ توجيه كامل زائرين نسبت به محدوديتها و كمبودها و وضع اقتصادي در عراق.
29ـ بيان توصيه‌هاي لازم بهداشتي در تمامي مراحل سفر بطور مستمر.
30ـ پيشگيري از ايجاد تنش و بروز برخوردهاي غيراصولي زائرين با شهروندان عراقي، مأموران امنیتی و نيروهاي خارجي مستقر در عراق.
31ـ‌ نظارت مستمر و دقيق بر رفتار و گفتار و تماس زائرين با افراد مختلف در داخل خاك عراق.
32ـ توجه به موارد مشكوك و غيرمترقبه و انعكاس اين موارد به نمايندگي حج و زيارت در عراق.
33ـ انعكاس كمبودها و نارسائيهاي احتمالي در هتلها، حمل و نقل به نمايندگي حج و زيارت در عراق.
34ـ حضور مستمر در هنگام توزيع صبحانه، ناهار و شام از ابتدا تا انتها، اطلاع از مفاد قرارداد فيمابين شركت ايراني و عراقي، نظارت بر حسن اجراي موارد مربوطه به قرارداد اعم از بهداشتي رفاهي برنامه غذايي و ساير موارد مندرج در قرارداد.
35ـ تقسيم اتاقها بين زائرين با هماهنگي مدير عراقي هتل و تعيين مكانهاي مناسب جهت افراد سالمند و بيمار.
36ـ كنترل و نظارت مستمر بر اياب و ذهاب زائرين و جلوگيري از گم شدن آنان (در صورت مفقود شدن زائر، فوراً بايد مراتب به نمايندگي حج و زيارت اطلاع داده شود. (لازم است مدير راهنما تلفن تماس دفتر حج و زيارت و كنسولگري درکربلا را در اختيار داشته باشد تا در صورت پيش آمد هر نوع مشكلي فوراً تماس بگيرد).
37ـ اعلام برنامه زيارتي زائرين و تاكيد بر سوار شدن و پياده شدن سريع اتوبوسها به منظور اجراي بموقع برنامه‌ها و همچنين تنظيم ساعت به وقت محلي و اعلام به زائرين.
38ـ پرهيز از اجراي برنامه‌هاي خارج از چارچوب تعيين و توافق بين شركتهاي ايراني و عراقي.
39ـ همكاري با خادمين حرمهاي مطهر به منظور برگزارِي هرچه بهتر زِيارت و نماز جماعت
40ـ هدايت بيماران به بيمارستانهاي تعيين شده زير نظر داشتن بيماران تا بهبودي كامل آنان.
41ـ عدم پذيرش خارج از ليست موجود به عنوان پذيرش مهمان.
42ـ تذكر به زائرين در مورد عدم قبول و حمل محموله‌هاي اشخاص از ايران به عراق و بالعكس.
43ـ عدم اخذ هر گونه وجوه نقدي و غيرنقدي خارج از ضوابط و دستورالعملهاي ابلاغ شده.
44ـ متناسب ساختن سطح انتظارات و توقعات زائرين با توجه به شرايط خاص كشور عراق و كمبودهائي كه در زمينه فراهم كردن امكانات مناسب خدماتي و رفاهي وجود دارد و تذكر نسبت به اينكه امكانات موجود توسط مسولين عراقي تأمين شده است و همچنين برخورد صحيح و منطقي با انتقادات زائرين.
45- توصيه مي‌شود به هنگام عزيمت به مرز از مجموعة ليستهاي ويزا شده سفارت عراق حداقل 16 نسخه فتوكپي تهيه و همراه داشته باشند تا در صورت لزوم به ارگانهاي ذيربط در مرز تحويل گردد.
46- براي جلوگيري از بروز هر نوع مشكل در مرز مجدداً تأكيد مي‌شود گذرنامه‌ها و فرمهاي ويزا شده را دقيقاً كنترل و با عكس زائر تطبيق داده شود. مسئوليت هر نوع پيامد بعهده مدير راهنماي همراه زائر خواهد بود.
47- ارائه گزارش سفر به دفتر خدمات مسافرتي اعزام كننده و واحد حراست حج و زیارت استان.
48- به جهت جلوگيري از مفقود شدن گذرنامه‌ها كليه گذرنامه‌هاي مربوط به زائرين هر گروه از مبدا حركت تا مرز در دست مدير راهنما باشد و در مرز بين زائرين توزيع گردد.
49- به غير از زائر، فرد يا افراد ديگري بعنوان همراه و بدرقه كننده در اتوبوس جا داده نشود.
50- در طول مسير در مكانهاي از قبل مشخص شده توقف نموده و از پراكندگي زائر جلوگيري بعمل آيد.
51- معرفی خود به دفتر نمایندگی سازمان در عراق ،دفتر حج و زیارت و شركت در جلسه حج و زيارت در نجف اشرف و كربلاي معلي مربوطه در استان و دفتر خدمات مسافرتی اعزام کننده.
52- توجه داشته باشید برنامه اقامت زائرین در شرایط فعلی سه شب در نجف اشرف و چهار شب در کربلای معلی پیش بینی شده لذا زیارت اماکني كه در برنامه زائران نیست هیچ یک از زائران حق عزیمت به آنها را ندارد و بایستی قبل از عزیمت به خاک عراق زائرین نسبت به شرایط خاص عراق و محدودیتهای که وجود دارد کاملاً توجیه شوند و  فرم تعهد نامه را امضاء نمایند.
53- به زائرین اکیداً توجه داده می¬شود که مدت سفر آنها از مرز زرباطیه تا نجف و بالعکس از کربلا تا مرز حداقل پنج ساعت ونیم بطول می¬انجامد و حرکت مسیرها نیز توسط نیروهای امنیتی الاحسان تعیین می¬شود . زمان طی این مسیر از مرز شلمچه تا نجف نیز حداقل 3 ساعت اضافه تر خواهد شد.
54- به مدیران راهنما تاکید می¬شود در موقع خروج از ساختمان نجف به کربلا و یا از کربلا به مرز حتماً اتاقهای زائرین را بازدید تا بار و اجناسی از آنان جا نمانده باشد . این مورد نیز برای پیاده شدن از اتوبوسها هم توصیه می¬شود.
55- به زائرین توصیه اکید شود تا نسبت به امانت داری از اموال و اجناس داخل اتاقهای هتل دقت لازم را معمول دارند و از دست زدن به وسایل برقی جداً پرهیز کنند.
56- ‌مديران راهنما موظف‌اند در جلسات آموزشي كه كارگزاران محترم چند روز قبل از اعزام تشكيل مي‌دهند شركت نموده و زمان دقيق حركت و مكان تجمع زائران را به آنان اعلام نمايند و در صورتي كه جلسة آموزشي سراسري و متمركز برگزار مي‌شود به همراه همة زائران در جلسه شركت نمايند.
57- مدير راهنما در صورت مشاهدة‌افرادي كه مشخصات آنها در مانيفست درج شده ولي به هر دليل قانوناً نمي‌توانند از كشور خارج شوند بايد از اعزام آنها جلوگيري به عمل آورد تا موجبات سرگرداني زائران و والدين و اقوام آنها در مرز فراهم نشود.
58- مديران راهنما در صورت داشتن صندلي خالي در اتوبوس‌ها، مكلفند مأموران اعزامي شركت شمسا، سازمان حج و زيارت و بعثة مقام معظم رهبري يا هلال احمر و يا همراهان آنان را كه كتباً‌ توسط شركت شمسا معرفي شده‌اند سوار نمايند (هزينة حمل و نقل و اسكان بين راهي داخل كشور به عهدة‌ ماموران مي‌باشد.)
آماده‌ سازي مقدمات اعزام توسط مديران راهنما1-  ‌اصل مانيفست ويزا شده (مدير راهنما مي‌بايست دقت نمايد صفحات مانيفست كامل باشد، به خصوص صفحة آخر مربوط به عوامل كه داراي مهر اصلي ويزا است)
2- مديران راهنما در موقع گرفتن 16 سري تصوير بايد مواظب باشند اصل برگهاي مانيفست را در دستگاه كپي به جاي نگذارند تا موقع خروج از مرز با مشكل مواجه نشوند.
3- اصل گذرنامه‌هاي زائران مطابق با آمار زائران اصلي و همراهان به علاوة ‌گذرنامه مدير و روحاني (يا مداح).
4- تصوير حكم مدير راهنما و روحاني گروه (يا مداح)
5- كارتهاي شناسايي زائران از مبدأ به گردن زائران آويخته شود.
6- برچسب ساك‌ها و برچسب كوچك كلية‌ وسايل حتماً قبل از حركت نصب شود.
7- تابلوي كاغذي با نام دفتر خدمات زيارتي و نام استان و تاريخ اعزام بايد از مبدأ بر روي شيشة هر اتوبوس نصب گردد. (نظير همين تابلو در پايانه مرز توسط نمايندة شمسا در سالن ترانزيت مرز به مدير راهنما تحويل مي‌شود كه بايد جلو شيشة اتوبوسهاي عراقي نصب گردد و تا روز بازگشت به مرز ايران مورد توجه قرار گيرد.)
8- دريافت مبلغ 1000000 ريال براي انجام هزينه‌هاي متفرقه در خاك عراق از شركت مركزي استان و هزينه كردن مطابق مواد بخشنامه مربوطه و تنظيم و تكميل و مهر و امضاء آن توسط مدير و روحاني در پايان سفر و در برگشت به ايران و تحويل آن به شركت مركزي استان از وظايف مهم مديران راهنما مي‌باشد.
9- علامت شاخص هر كاروان (نام دفتر زيارتي) براي همراه داشتن در زيارتهاي روزهاي اول و زيارت دوره در كوفه.
10- جدول برنامة هفتگي زيارتي ايام سفر و جدول برنامة غذايي در نجف و كربلا.
11- فهرست اسامي و تركيب زائران همراه و محارم به منظور سهولت در تقسيم اتاقهاي 2 و 3 نفره (تنظيم پلان اتاقهاي هر كاروان قبل از حركت از مبداء)
12- همچنين به مديران محترم راهنما توصيه مي‌شود اقلام ذيل را حتماً‌ تهيه و همراه داشته باشند:
مقوا، نوار چسب و ماژيك مناسب جهت نوشتن اعلاميه و ساير موارد ضروري.
CD و نوارهاي مناسب كه از سوي واحد فرهنگي شمسا تحويل شركت مركزي كارگزاران استان مي‌شود توسط مديران راهنما در هر اعزام مورد بهره‌برداري قرار گيرد.
13- همراه داشتن صبحانه رفت و برگشت و تهیه نان برای صبحانه روز بعد
تذکرات مربوط به جلسات توجیهی1- در جلسة توجيهي، علاوه بر اعلام تاريخ و ساعت دقيق حركت، محل سوار شدن به اتوبوس، اعلام مسير و شهرهاي بين راهي در داخل ايران، مواردي كه يادآوري آن به زائران ضرورت دارد عبارت‌اند از:
2- توجه به مواهب معنوي سفر و لزوم تلاش براي حداكثر بهره‌برداري از وقت.
3- شركت در نمازهاي جماعت يوميه در حرم‌هاي مطهر، مطابق با برنامة اعلام شده از سوي بعثة مقام معظم رهبري.
4- وقت‌شناسي و توجه به ويژگي‌هاي سفر گروهي (رعايت حقوق ديگران)
5- رعايت كامل اخلاق، آداب و رفتار اسلامي.
6- همراه داشتن لوازم شخصي مورد نياز و داروهاي اختصاصي (طبق نظر پزشك معالج) براي مدت 12 روز.
7- خودداري از به همراه آوردن لوازم و اشياء ممنوعه و غيرضروري (اين اقلام، در جدول شماره يك جزوه راهنماي زائران درج شده است).
8- ‌انتخاب يك يا دو نمايندة‌ از ميان زائران، براي همكاري با مدير راهنما.
9- مراقبت و حفظ اثاثيه در طول سفر (نوشتن نام و نام خانوادگي زائر بر روي چمدان‌ها و همچنين نصب برچسب روي ساك‌هاي بزرگ و كوچك و نصب برچسبهاي كوچك روي موبايل، دوربين عكسبرداري و فيلمبرداري و ساكهاي دستي و غيره قبل از حركت از مبداء).
10- رعايت نوبت و نظم در هنگام عبور از مرز و انجام تشريفات اداري و گمركي.
11- در صورت استفاده از چرخ دستي براي حمل بار در پايانة مرزي يا در شهرهاي نجف و كربلا، (در رفت و بگشت) هزينة آن به عهدة زائران است.
12 ـ تعويض اتوبوس در مرز عراق، و توجه به شمارة سه رقمي اتوبوس عراقي.
13- استفاده از خوراكي‌هاي بهداشتي و مطمئن و مصرف آب آشاميدني (صرفاً از بطري‌هاي آب معدني پلمپ شده).
14- توجيه وضعيت اقتصادي و بهداشتي و كاستي‌هاي اماكن اقامتي كشور عراق.
15- توجه به پايين بودن وضعيت خدمات رساني در هتل‌ها و استاندارد نبودن آنها (به دليل مشكلات موجود در عراق) و اين كه مواردي از قبيل قطع مكرر برق، از كار افتادن آسانسورها و كمبود آب ... امري معمول و اجتناب‌ناپذير است.
16- توزيع اتاق‌ها با توجه به تركيب زائران و ظرفيت اتاقها و تعداد اتاقهايي كه بايد توسط مدير هتل در اختيار مدير راهنما قرار گيرد.
17- حركت گروهي و دسته جمعي از هتل به طرف حرم، خصوصاً‌ در روز اول ورود به نجف اشرف و كربلاي معلي.
18- مساعدت و همكاري با نيروهاي امنيتي و خدماتي مستقر در اطراف حرم‌ها و پرهيز از شعارهاي سياسي و بحث و جدال.
19- توجه به اوقات شرعي جهت اقامة نماز و زمان بسته شدن درب حرم‌هاي مطهر.
20- بسته بودن درب هتل از ساعت 12 شب تا كمي قبل از اذان صبح.
21- توجه به ساعات صرف غذا در رستوران هتل.
22- عدم خروج از هتل به صورت انفرادي در شب (به ويژه بانوان محترم)
23- انجام زيارت دوره كوفه، فقط يك بار ميسر است و تكرار آن مقدور نيست، لذا يادآوري شود تا همة‌زائران طبق برنامه به موقع شركت نمايند تا محروم نشوند.
24- توجه به ممنوعيت ورود تلفن همراه و دوربين به داخل حرم‌هاي مطهر (كنترل و بازرسي مستمر و دقيق انجام مي‌شود).
25- عدم همراهي و توجه به گفته‌هاي افراد مشكوك و ناشناس.
26- هماهنگي و ارتباط مستمر زائران با مدير راهنما و تبعيت از برنامه‌هاي گروهي.
27- امكان استفاده از پول ايراني (همانند دلار و دينار عراق) فقط در كربلا و نجف ميسر است.
28- لزوم سپردن وجوه نقد، طلاجات و اشيا با ارزش و اوراق بهادار به صندوق امانات هتل يا مدير راهنما و اخذ رسيد.
29- تهيه سوغات مختصر و اجتناب از خريد اشياء و كالاهاي حجيم و سنگين.
30- خودداري از خريد كالاهاي ممنوعه و محصولات آمريكايي و به ويژه اسرائيلي.
31- همراه داشتن يك دفترچه جهت ثبت خاطرات و رويدادهاي سفر.
32- عدم استفاده خواهران از چادر نماز سفيد يا رنگي در معابر عمومي.
33- امكان مراجعه به درمانگاه ايراني و برخورداري از خدمات پزشكي و درماني رايگان در طول سفر در كربلا و نجف.
34- در و شهر كربلا و نجف درمانگاه شبانه‌روزي وجود دارد و مديران محترم در صورت لزوم مي‌بايست زائران بيمار را به درمانگاه اعزام نموده و در هنگام شب به همراه مأمور امنيتي حاضر در هتل اقدام نمايند.
35- مديران محترم به كليه زائران تذكر دهند تحت هيچ شرايطي موبايل خود را در دسترس ديگران قرار ندهند و اگر به ناچار خواستند موبايل را به دفتر هتل يا صندوق‌هاي امانات اطراف حرم بسپارند حتماً سيم‌كارت آن را از موبايل خارج و نزد خود نگهدارند زيرا به علت بي‌توجهي زائران تا ميليونها تومان موبايل‌ها مورد استفاده قرار گرفته‌اند.
36- به زائران يادآور شويد در صورت مفقود شدن موبايل، در اسرع وقت از طريق اعضاي خانواده در ايران نسبت به غير فعال كردن سيم‌كارت خود اقدام نمايند در غير اين صورت ممكن است خسارات زيادي متحمل شوند ...
نكات قابل توجه در مراحل مختلف سفر
1- ويزاي گروهي صادره از سوي سفارت عراق فقط يك ماه اعتبار دارد، از اين رو در صورتي كه بنا به هر دليل، اعزام كاروان به تأخير افتد، لازم است قبل از حركت و به موقع نسبت به تمديد اعتبار و يا اقدام نمايند، عدم توجه به اين امر ممكن است كاروان را هنگام ورود به عراق با مشكل جدي عدم اعزام يا پرداخت خسارت چشمگير و سنگين مواجه كند.
2- در مورد استانهاي دور از مرز عراق، توصيه مي‌شود زائران، شب قبل از روز اعزام در يكي از هتل‌هاي شهر مرزي اسكان يابند و قبل از اذان صبح، وسيلة‌ نقليه را در صف اتوبوس‌ها و در نوبت حركت به سوي پايانه مرزي قرار دهند.
3- در مورد استان‌هاي نزديك، زائران طوري از شهر مبدأ حركت كنند كه قبل از اذان صبح روز اعزام وارد مرز مهران (يا شلمچه) شده، وسيلة نقليه را در صف نوبت قرار دهند و آمادة ورود به خاك عراق شوند.
4- بر اساس مقررات پليس راه ناجا، در مسافت بيش از 8 ساعت، رانندگان اتوبوس‌هاي داخلي بايد از راننده كمكي استفاده كنند.
5- قبل از سوار شدن به اتوبوس، نسبت به سالم بودن سيستم سرمايش و گرمايش و ميان كافي آب خنك اطمينان حاصل كنيد.
6ـ مديران محترم بايد بعد از سوار شدن زائران در اتوبوس در مبدا و در مرز عراق به آنان تاكيد نمايند كارت شناسايي خود را حتماً به گردن انداخته و در طول سفر اين مهم را رعايت نمايند.
7 - مديران محترم مراقبت نمايند قبل از قرار دادن بارها در اتوبوس از مبدا روي تمام ساك‌هاي كوچك و بزرگ، برچسب بزرگ و كوچك زائر تكميل و نصب شود تا در صورت جابجايي و پيدا شدن به سهولت بتوان به صاحبش مسترد نمود.
8ـ اتوبوسهاي طرف قرارداد در مدير داخل ايران بايد به آب سردكن مجهز بوده يا حداقل داراي آب شرب خنك به ميان كافي باشند و ميهماندار موظف است بر اساس مفاد قرارداد منعقد شده، از مسافران پذيرايي كند.
9- در صورت بروز نقص فني در وسيلة نقليه، بايد به سرعت براي رفع مشكل اقدام شود و در صورت معطلي بيش از يك ساعت، شركت طرف قرارداد موظف است در اسرع وقت نسبت به اعزام اتوبوس جايگزين اقدام كند تا از تاخير در ورود به مرز جلوگيري شود.
10- در هيچ شرايطي رانندگان حق استفاده از نوار و فيلم‌هاي مبتذل و به دور از شأن زائران عتبات عاليات را ندارند و در صورت مشاهده، مدير محترم بايد از آن ممانعت نمايد و از فيلمها،  CDها، نوار كاست سخنراني‌ها، مداحي و مرثيه اهل بيت بهره‌برداري نمايد.
11- مدير راهنما موظف است براي صرف غذاي بين راهي داخل كشور در رستورانهايي توقف نمايد كه قبلاً‌ توسط شركت مركزي كارگزاران استان يا كارگزار قرار داد منعقد شده باشد.
12- در صورتي كه در بين راه يكي از زائران بيمار شود به طوري كه ضرورت يابد چندين ساعت در درمانگاه يا بيمارستان بستري گردد، بيمار مذكور به همراه يكي از اقوام مرد يا يكي از زائران مرد آگاه به امور جهت بستري شدن موقت از كاروان جدا شده و بعد از رفع مشكل با وسيلة نقليه سريع به كاروان ملحق شود (تا كل زائران معطل نشوند) لكن چنانچه مراجعه به درمانگاه در حد نيم ساعت يا حداكثر يك ساعت باشد به مصلحت است كاروان معطل بماند و پس از ترزيق يا درمان سرپايي بيمار، حركت نمايد.
13- ‌يكي از خدمات صورت گرفته توسط شركت شمسا تجهيز و راه‌اندازي «استراحتگاه موقت» در شهرستان مرزي مهران مي‌باشد. كاروانهايي كه قبل يا بعد از اذان صبح وارد مهران مي‌شوند مي‌توانند ضمن قرار دادن اتوبوس در صف نوبت «پل زائر» مهران زائران خود را براي اقامة نماز صبح يا استراحت موقت به اين استراحتگاه هدايت نمايند (محل استراحتگاه: انتهاي بلوار كربلاـ‌1، 100 متر قبل از پل زائر).
توجه به مديران محترم راهنما را براي آگاهي از نحوة استفادة مطلوب از استراحتگاه موقت به دستورالعمل مربوطة موجود در استراحتگاه جلب مي‌نمايد. نكتة حائز اهميت اين كه كاروانها در صورت نياز به اقامت و بيتوته شب در مهران مي‌بايست از مهمان‌پذيرهاي سطح شهر استفاده نمايند.
14- رعايت بهداشت در توزيع صبحانه و تهيه چاي در طول سفر در داخل ايران مورد توجه قرار گيرد.
15- به زائران يادآور شويد كه هنگام پياده شدن از اتوبوس و ورود به پايانه مرزي از اثاثيه خود با دقت مراقبت نمايند و در صورت نياز به چرخ دستي، ابتدا اجرت آن را تعيين كنند تا مشكلي در پرداخت وجه پيش نيايد ضمن اين كه همگي مي‌تواند جهت صرفه‌جويي از چند چرخ دستي مشتركاً‌ استفاده نمايند.
16- هنگام ورود به پايانه مرزي، ضمن رعايت نوبت و حق تقدم، از تعجيل و ازدحام خودداري شود؛ زيرا اين امر موجب اتلاف وقت بيشتر خواهد بود.
17- مدير راهنما موظف است به محض ورود به سالن ترانزيت ضمن تعيين نوبت ورود، گذرنامه‌ها را بين زائران توزيع كند و سپس با مراجعه به نمايندة شمسا مستقر در «دفتر حج و زيارت»، اعلام ورود نمايد. در اين مرحله فرم ويژة شماره اتوبوس جهت نصب بر روي شيشة اتوبوس عراقي به راهنما تحويل مي‌گردد.
18- در صورت انصراف يا غيبت برخي از زائران، بايد مراتب توسط مدير راهنما به نمايندة شمسا در مرز اعلام گردد تا نسبت به اصلاح آمار زائران اعزامي اقدام لازم به عمل آيد.
19- پس از ايستادن زائران در صف منظم در پايانة مرزي (به ترتيب شماره مانيفست) براي عبور از مرز، مدير راهنما براي ارائه اصل مانيفست و اصل قبض عوارض خروجي در ابتداي صف و در كنار باجه كنترل گذرنامه و روحاني كاروان (يا مداح) در انتهاي صف قرار مي‌گيرند، در اين مرحله پس از بررسي مشخصات و رؤيت زائران توسط مسئولين مربوطه، گذرنامه‌ها به مهر خروج ممهور و تحويل مدير مي‌گردد. (مهر خروج تمام گذرنامه‌ها بايد توسط مدير راهنما كنترل شود)
20- در صورتي كه فردي به هر دليل ممنوع الخروج اعلام شود، مدير راهنما مي‌بايست با مراجعه به نمايندگي شركت شمسا در مرز، مراتب را اعلام نمايد تا اقدامات لازم انجام گيرد.
21- ‌پس از طي مراحل مذكور، زائران به محوطه‌اي وارد مي‌شوند كه به نقطة صفر مرزي منتهي مي‌گردد. با عبور از مرز، ابتدا با ماموران كنترل مانيفست و گذرنامه و سپس با ماموران گمرك عراق روبرو خواهيد شد. در اين مرحله برگة حاوي شمارة سه رقمي اتوبوس عراقي و نام شركت مجري جهت تعيين اتوبوس و نصب روي شيشة جلو را به نمايندة شركت مجري عراقي تحويل دهيد تا نسبت به آماده نمودن اتوبوس و حركت آن از پاركينگ تا زير سوله‌ها اقدام نمايند.
22- پس از ضرب مهر ورود بر روي گذرنامه‌ها و بازرسي گمرك عراق، شركت شمسا السياحه عراق» مستقر در مرز مراجعه نمايد و سپس زائران را به سمت محوطة سرپوشيده واقع در محل سوار شدن اتوبوسها هدايت كند و پس از شناسايي اتوبوس و اطمينان از فراهم بودن امكانات آن، زائران به اتوبوس سوار شده و مطابق با شماره صندلي قبلي در جاي خود مستقر مي‌شوند و پس از حضور و غياب، اتوبوس به سمت نجف اشرف حركت مي‌نمايد. شركت شمسا بايد توجه داشته باشد كه بدو اطلاع دفتر نمايندگي شركت شمسا در مرز و معرفي نامه شمسا مسافر اضافي اعم از ايراني يا غير ايراني نبايد سوار اتوبوس شود.
23- نكته مهم: در موقع سوار شدن زائران در مرز عراق به اتوبوسهاي عراقي، شركت شمسا علاوه بر كنترل اتوبوس (از نظر نظافت، داشتن دو كلمن بزرگ يخ و 24 بطري آب معدني خنك، سالم بودن كولرها يا بخاري‌ها، داشتن لاستيك زاپاس، داشتن گازوييل به حد نياز و ...)  فرم شماره 1 ارزيابي حمل و نقل و شركت امنيتي و غذاي بين راهي را به طور دقيق و كامل در مرز و در طول مسير تكميل و امضاء نموده و حتماً يك روز قبل از ترك كربلا به نمايندة شمسا در كربلاي معلي تحويل نمايد و فرم ارزيابي شماره 2 را صبح روز بازگشت در مسير كربلا تا مرز، تكميل و امضاء و حتماً در مرز به نمايندة‌ شمسا در مهران (يا شلمچه) تحويل نمايد.
24ـ بر اساس مفاد قرارداد منعقده بين شمسا و طرف عراقي، در حال حاضر دو شركت الاحسان و الصفد به ترتيب وظيفة تأمين امنيت زائران را در جاده‌هاي حد فاصل مرز مهران و شلمچه تا شهرهاي زيارتي و بالعكس بر عهده دارند، لذا پس از آماده شدن چند دستگاه اتوبوس، به طور همزمان و با اسكورت به سوي شهر نجف اشرف حركت مي‌كنند.
25- در مسير حد فاصل مرز تا نجف اشرف، رانندگان در يك محل مشخص شده از قبيل (رستوران) بين راه براي تجديد وضو، اقامه نماز و دريافت سهميه ناهار بين راهي توقف مي‌نمايند و مدير راهنما مي‌تواند با هماهنگي راننده و مأمور امنيتي (الاحسان يا الصفد) در صورت ضرورت براي رعايت حال افراد مسن در يك مكان مشخص ديگر هم فقط براي تجديد وضو چند دقيقه‌اي توقف نمايند.
26- قرار دادن اتوبوس در نوبت ورود به مرز
27-  راهنمایی زائران جهت برگزاری نماز صبح و صبحانه و توصیه به آنها جهت دور نشدن از اتوبوس.
28- حضور زائرين هر اتوبوس در ساعت تعيين شده در روز بعد جهت ورود به خاك عراق.
29- تقسيم گذرنامه‌ها در بين زائرين در محوطه مرزي.
30- حضور در دفتر حج و زیارت جهت تعیین شرکت عراقی و شماره اتوبوس
31- هدايت زائرين جهت ورود به سالن تشريفات گمرك و عبور از مقابل باجه‌هاي كنترل گذرنامه و مهمور شدن گذرنامه‌ها به مهر خروج.
32- راهنمائي زائران جهت عزيمت به نقطه صفر مرزي.
33- صف كردن زائران در يك ستون طبق ليست ويزا و تحويل ليست به ماموران عراق جهت تطبيق چهره آنان با عكسهاي الصاق شده در ليست (توضيح اينكه در مرز خسروي از كليه زائران هنگام ورود و خروج عكس گرفته مي‌شود.)
34 ـ نظارت بر مهمور شدن گذرنامه‌هاي زائران به مهر ورود به خاك عراق.
35- حضور در گمرك عراق جهت بازرسي وسايل همراه زائران.
36- هدايت زائران جهت سوار شدن به اتوبوس مربوطه (توضيح اينكه به زائران توصيه شود در طول سفر شماره اتوبوس را به خاطر داشته باشند).
37- تنظيم و اعلام برنامه سفر متناسب با شرايط فصلي و شهرهاي محل اسكان.
38- توصيه به زائران جهت تنظيم ساعتهاي خود با وقت محلي عراق.
39- جمع آوري گذرنامه‌ها و تحويل به مامورين هتل يا نگهداري آنها در گاو صندوق مناسب.
40- هدايت زائران به هتل و تحويل كليه اتاقهاي مربوطه.
41- اعلان ساعت حركت به طرف حرمهاي مطهر مخصوصاً اولين زيارت.
42- نگهداري ارز و پول زائران در گاو صندوق.
 ‌ورود به نجف اشرف
1- با توجه به ممنوعيت ورود خودروها به خيابانهاي اطراف حرم، در صورتي كه هتل محل اقامت گروه در محدودة حرم باشد، زائران بايد در نزديكترين فاصلة ممكن از اتوبوس پياده شده و بقيه مسير را پياده طي كنند. در اين حالت كرايه كردن چرخ دستي براي حمل اثاثيه اجتناب‌ناپذير و پرداخت هزينة آن بر عهدة زائران است.
جهت تسهيل در انتقال اثاثيه نكات ذيل مورد توجه قرار گيرد:
2- تعيين كراية حمل و بارگيري بدون شتاب (با حضور يك يا دو نفر از زائران يا نمايندة شركت امنيتي).
3- حركت چرخ‌ها در كنار يكديگر و به اتفاق هم.
4- حضور 2 تا 4 نفر از زائران به همراه هر يك از چرخها و مواظبت از اثاثيه.
5- پرداخت كرايه در مقابل هتل به صورت يكجا (با حضور يك يا دو نفر از زائران).
بديهي است در صورتي كه هتل در خيابان ماشين‌رو واقع شده و مانعي از نظر امنيتي وجود نداشته باشد اتوبوس در مقابل هتل توقف مي‌كند و نيازي به استفاده از چرخ دستي نخواهد بود.
6- پس از پياده شدن زائران و تخلية بارها، مدير راهنما بايد صندوق‌هاي بغل و دال اتوبوس را بررسي نمايد و مطمئن شود كه هيچ وسيله‌اي در داخل اتوبوس و صندوقهاي جانبي آن جا نمانده باشد.
7- پس از ورود به هتل، مدير راهنما با توجه به جدول حاوي نام و تركيب زائران، همراهان و محارم كه از كارگزار دريافت كرده است، نسبت به تقسيم اتاقها اقدام نمايد. مطابق با قرارداد، مدير راهنما موظف است 17 اتاق از مدير هتل تحويل گرفته و بين زائران توزيع نمايد، هنگام توزيع اتاقها، خانواده‌ها و محارم در اتاقهاي سويت و زن و شوهرها در اتاقهاي دو تخته و افراد مجرد (زنها يا مردها) در اتاقهاي 2 يا 3 تخته اسكان داده شوند (در آينده نزديك براي هر كاروان يك پلان به همراه مانيفست تحويل خواهد شد تا مدير راهنما قبل از حركت از مبدأ با داشتن فرصت مناسب نسبت به تقسيم اتاق‌ها اقدام نمايد).
براي روحاني و مدير فقط يك اتاق دو تخته در نظر گرفته شود تا زائران در مضيقه قرار نگيرند مگر اينكه با مدير يا روحاني با همسر يا محارم خود اعزام شده باشند.
8- با توجه به قطع مكرر برق و ديگر محدوديت‌ها، اتاقهاي طبقات پايين به افراد مسن، ناتوان و بيمار اختصاص يابد.
9- پيش از تحويل كليدها، مدير راهنما وضعيت اتاقها را بررسي نمايد و بر اساس قرارداد و با توجه به فصل گرما يا سرما، هر اتاق بايد به كولر و بخاري مجهز بوده و علاوه بر يخچال، امكانات ذيل نيز در هر اتاق موجود باشد:
نشانگر جهت قبله ـ سجاده و مهر ـ فضاي خالي براي گذاشتن اثاثيه ـ دستشويي و حمام مستقل ـ پتو و ملحفه تمامي براي هر تخت ـ‌ شامپو و صابون غير مستعمل ـ ليوان ـ ‌بشقاب و چاقو به تعداد تختها ـ آينه ـ دمپايي ـ ساعت ديواري سالم ـ حوله دستي و حوله حمام تميز ـ فرش يا موكت ـ پنكه ـ جالباسي (رخت آويز) ـ صندلي و ميز ـ فلاسك آب جوش ـ‌ چاي كيسه‌اي و قند يا شكر ـ زير سيگاري ـ سطل زباله ـ دستمال كاغذي ـ‌ پنجره يا منفذ تهويه ـ ‌لامپ روشنايي معمولي و اضطراري.
10- سپس مدير راهنما كليدها را به همراه «كارت مشخصات و شماره تلفن هتل» به زائران تحويل داده و برنامه بعدي (استراحت يا صرف شام يا رفتن به حرم و ...) را با ذكر زمان دقيق آن اعلام مي‌نمايد. نكته حائز اهميت آن است كه زائران محترم (به ويژه در اولين مرحله تشرف) بايد مسير هتل تا حرم و بالعكس را به صورت گروهي طي مي‌كنند بعد از اسكان زائران در صورتي كه كمبود يا نواقصي در اتاقها وجود داشته باشد مدير راهنما بايد توسط مدير ثابت هتل يا با مراجعه به مدير عراقي هتل نسبت به رفع نواقص و كمبودها اقدام نمايد.
11- مدير راهنما موظف است ضمن شمارش و تحويل گذرنامه‌ها به مدير هتل و اخذ رسيد، جدول شماره اتاقها را با ذكر نام ساكنان هر اتاق در دو نسخه تهيه كرده و يك نسخه آن را به مدير هتل تحويل و نسخه ديگر را نزد خود نگه دارد.
12- مدير راهنما بايد به مديران عراقي هتل تاكيد نمايد (و روي رسيد گذرنامه‌ها نوشته شود) به هيچ وجه حق تحويل گذرنامه يا تصوير آنها به صاحبان آن يا ساير زائران يا افراد ديگر را ندارند و در صورت اقدام مقصر شناخته مي‌شوند ...
13- توصيه مي‌شود مدير راهنما شماره اتاق خود را روي كاغذي نوشته و در كنار ميز پذيرش هتل، در معرض ديد زائران قرار دهد تا در صورت نياز، تماس با مدير يا مراجعه به ايشان به سهولت امكانپذير باشد.
14- ممكن است افرادي تحت عنوان عكاس يا فيلم بردار به مدير راهنما مراجعه نمايند. ترجيحاً ‌از پذيرش آنان خودداري كرده و در صورت اصرار زائران، حتماً‌ به دفاتر نمايندگي شمسا يا حج و زيارت معرفي شوند.
15- در اين مرحله لازم است نكات ذيل به زائران يادآوري شود:
16- در طول سفر نسبت به برنامه‌هاي اجرايي سفر توجه داشته و از تأخير و اتلاف وقت خود و ديگران جلوگيري كنند.
17- هنگام ترك اتاق، وجه نقد، طلاجات و اشياء قيمتي خود را در قبال اخذ رسيد، به صندوق امانات هتل يا مدير راهنما تحويل دهند يا حداقل در چمدان بزرگ قفل‌دار نگهداري نمايند.
18- كليد اتاق را هنگام خروج از هتل به بخش پذيرش تحويل دهند تا هم اتاقي‌ها پشت درب بسته معطل نمانند.
19- همواره به صورت گروهي به حرم مشرف شوند و در تمام طول سفر كارت شناسايي شمسا و كارت هتل را به همراه داشته باشند.
20- مدير راهنما وظيفه دارد همه روزه به نيازهاي منطقي زائران توجه كرده و نسبت به رفع نقايص در حد امكان اقدام نمايد. هم چنين در صورت قطع برق، به عوامل هتل تذكر دهند تا مولدها را روشن نمايند و در صورت توقف آسانسورها در بين طبقات ترتيبي اتخاذ شود تا هر چه سريع تر زائران باقي مانده در آسانسور خارج شوند.
21- مدير راهنما موظف است در اولين فرصت حداكثر تا پيش از ظهر روز دوم ورود، به دفتر نمايندگي شركت شمسا در نجف اشرف مراجعه و اعلام ورود نمايد. ضمناً فرم ارزيابي شماره 1 تكميل و امضاء شده از مرز تا كربلا را يك روز قبل از بازگشت به نمايندة شمسا در كربلا تحويل نمايد و فرم شماره 2 را نيز در ميسر كربلا تا مرز تكميل و امضا نموده و در مرز به نمايندة‌ شمسا تحويل نمايد.
22- مدير راهنما ميتواند چنانچه مواردي مغاير با برنامه غذايي يا اسكان در هتل مشاهده نمايد شخصاً با درايت و بدون مشاجره برطرف كند يا به كمك مدير ثابت ايراني هتل يادآور شود ـ حقوق زائران تضييع نشود و در صورت لزوم مراتب را به دفتر نمايندگي شركت شمسا گزارش كند.
23- توصيه مي‌شود هر شب هنگام صرف شام، علاوه بر اعلام برنامه‌هاي روز بعد به صورت شفاهي، برنامه زيارت دوره را بر روي كاغذ نوشته و در محل مناسب نصب نماييد. همچنين ساعات شرعي اوقات اذان نيز بايد در معرض ديد زائران نصب گردد.
24- براي عزيمت به زيارت دوره در نجف اشرف (شامل مسجد كوفه و مسجد سهله و ساير اماكن مقدسه) نياز به اتوبوس مي‌باشد. در اين زمينه مدير راهنما وظيفه دارد روز قبل با دفتر نمايندگي شمسا در نجف اشرف و مأمور امنيتي مربوطه و راننده اتوبوس هماهنگي لازم به عمل آورده و در ساعت مقرر زائران را آماده و سعي نمايد بدون اتلاف وقت و با همراهي مامور امنيتي ترتيبي اتخاذ نمايد تا زائران به موقع در اتوبوس خود سوار شوند دو پس از حضور و غياب نموده تا براي زائران مشكلي پيش نيايد.
25- از تاريخ 5/3/86 نام شركت مجري عراقي، نام هتل كربلا و نجف و درجه هتل و مرز مربوطه توسط واحد رواديد شركت شمسا تعيين و در مانيفست درج مي‌گردد و يا طبق جدول به نمايندگان مرزها ابلاغ مي‌شود تا طبق آن روي مانيفست‌ها نوشته شود. نمايندگان شركتهاي مجري عراقي حق تغيير نام هتل مندرج در مانيفست‌ها را ندارند و در صورت ضرورت حسب مورد منحصراً تغيير توسط نمايندة شمسا در عراق يا كربلا يا نجف انجام مي‌شود.
26- تلويزيون‌هايي كه در اتاقهاي برخي از هتلها وجود دارد، بايد صرفاً بر روي شبكه‌هاي ايراني تنظيم و مورد بهره‌برداري قرار گيرد. در اين مورد مدير راهنما بايد با مدير عراقي هتل هماهنگي نمايد و در صورت عدم انجام، مراتب از طريق مدير ثابت ايراني هتل با دفتر نمايندگي شمسا پيگيري نمايد.
27- مدير راهنما موظف است زائران بيمار يا مصدوم خود را تا محل درمانگاه همراهي كند (حتي‌الامكان با همراهي نيروي امنيتي مستقر در هتل) در صورت دور بودن فاصله تا درمانگاه، پرداخت هزينه اياب و ذهاب بر عهدة ‌زائر است.
28- مدير راهنما موظف است در صورت وقوع موارد مصدوميت، بستري، عمل جراحي و يا فوت زائر، مراتب را در اولين فرصت به دفتر نمايندگي شمسا و سازمان حج و زيارت اعلام نمايد و در تمام مراحل همكاري لازم را با هلال احمر و دفتر نمايندگي انجام دهد.
29- مديران محترم راهنما بايد توجه داشته باشند كه نمايندگي شركت شمسا در نجف اشرف و كربلاي معلي مسئوليت اجرايي را بر عهده داشته و دفتر نمايندگي سازمان شمسا را بر عهده دارد. لذا خواهشمند است از هدايت زائران به دفاتر فوق‌الذكر خصوصاً براي رفع نواقص و اشكالات و يا براي دريافت پول قرض‌الحسنه و امثال آن خودداري فرمايند زيرا در اين زمينه هيچ گونه اعتباري پيش‌بيني نشده است و مشكلات گروه بايد توسط مدير راهنما حل و فصل شود.
30- در آخرين روز اقامت، معمولاً دفتر نظر خواهي هتل براي ثبت نظرات و پيشنهادها توسط مدير عراقي هتل در اختيار مدير راهنما و روحاني گروه قرار مي‌گيرد. اين دفتر بايد حاوي نام هتل و شماره مسلسل باشد. مدير راهنما و روحاني گروه بايد علاوه بر ذكر مشخصات گروه خود (نام، تاريخ اعزام، شهر، شماره اتوبوس و ...) واقعيتها را منعكس كرده و به ذكر تقدير و تشكر اكتفا نكنند، بلكه در صورت وجود كاستيها، صريحاً مراتب را درج نمايند، زيرا اين گوه نوشته‌ها در صورتي كه بر مبناي واقعيت نباشد مشكلات بعدي را به دنبال خواهد داشت و براي مقاصد ديگر مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
31- صبح روز چهارم حدود ساعت 9 صبح بايد وسايل بسته‌بندي و كليد اتاقها به وسيلة‌ مدير راهنما تحويل مدير عراقي هتل شود و زائران بعد از زيارت و اقامه نماز ظهر در هتل با دقت وسايل خود را در اتوبوس‌ها قرار داده و پس از حضور همه زائران، نجف اشرف را به سوي كربلاي معلي ترك نمايند.
32- هنگام ترك هتل و حركت از نجف به كربلا، بايد نكات ذيل مورد توجه قرار گيرد:
33- مراقبت كامل از وسايل و اثاثيه و اطمينان از باقي نماندن اثاثيه در اتاق يا اتوبوس.
34- تحويل كليدها به قسمت پذيرش و دريافت امانات و وجوه نقد زائران از صندوق امانات هتل.
35- تحويل كليدها به قسمت پذيرش و دريافت امانات و وجوه نقد زائران از صندوق امانات هتل.
36- عودت رسيد گذرنامه‌ها به مدير هتل به منظور دريافت گذرنامه‌هاي كاروان و كنترل و شمارش دقيق آنها.
37- بارگيري اتوبوس و سوار شدن زائران در ساعت مقرر.
 ورود به كربلاي معلي
1- مديران راهنما توجه داشته باشند كه در حال حاضر سه شب در نجف و 3 شب در كربلا استان پيدا مي‌كنند و موقع ورود به كربلا نيز به زائران تذكر دهند تا تمام موارد فوق‌الذكر (مشابه ورود به نجف) را مراعات نمايند.
2 ـ سعي و دقت شده به منظور اجراي نسبي عدالت كاروانهايي كه در هتلهاي نزديك به حرم نجف اشراف اسكان پيدا مي‌كنند، در كربلا در هتلهاي دورتر و كاروانهايي كه فاصله آنها در نجف به حرم دور است در كربلا در هتل‌هاي نزديكتر اسكان داده شوند.
3 ـ با توجه به اينكه اغلب هتلهاي نزديك به حرمها از كيفيت پايين‌تري برخوردارند و تعداد آنها ني زياد نيست لذا به ناچار هتلهاي دورتر از حرم كه از امكانات بهتري برخوردارند نيز اجرا مي‌شوند كه اغلب آنها داراي سرويس ميني بوس مي‌باشند و با توجه به افزايش زائران الزاماً‌ بايد به هتلهاي دور دست و با امكانات بيشتر رو آورد.
4- خروج از كربلا به قصد بازگشت به ايران
هنگام ترك هتل در كربلا و عزيمت به سوي مرز، مدير راهنما است:
5- گذرنامه‌هاي زائران را به همراه اصل مانيفست از مدير هتل دريافت نمايد.
6- پيش از بارگيري و سوار شدن زائران، مدير راهنما بايد وضعيت اتوبوس را (همانند زمان ورود به عراق) از لحاظ امكانات رفاهي بررسي كند.
7- اتوبوسها در بين راه براي تجديد وضو و اقامة نماز ظهر و عصر و دريافت سهمية ناهار بين راهي، يك بار توقف مي‌نمايند ولي به منظور رعايت حال افراد مسن و ناتوان با هماهنگي مدير راهنما و راننده و ماموران امنيتي در مسير هر مرز در يك يا دو نقطة مشخص ديگر توقف كوتاهي خواهند داشت.
8- ‌هنگام ترك اتوبوس در موقع بگشت در مرز، بار ديگر نسبت به تخليه كامل وسايل و باقي نماندن وسائل زائران اطمينان حاصل كند.
9- هنگام وورد به مرز در برگشت، ماموران عراقي تمام گذرنامه‌ها را مهر خروج زده و تشريفات گمركي انجام مي‌گيرد.
‌ورود به ميهن اسلامي
1- مدير راهنما هنگام كنترل بارها و گذرنامه‌ها در مرز ورودي ايشان، در ابتداي صف قرار گرفته ضمن تسليم اصل مانيفست به مامور ناجا زائران تاكيد نمايد كه وسايل آنها در نقاط مختلف هنگام انتقال به پايانه باقي نماند.
2- گذرنامه‌ها را براي زدن مهر ورود به كشور بايد در مرز ايران به زائران تحويل نمايند و در مورد حفظ و نگهداري آن به زائران تذكر دهند. (از اين مرحله به بعد، گذرنامه نزد زائران باقي خواهد ماند)
3- ‌پس از اطمينان از ورود كليه زائران به پايانة مرزي كشور و كنترل بارهاي آنان تجمع زائران در نقطه‌اي مشخص، مدير راهنما به محل توقف اتوبوسهاي داخلي (كه در پاركينگ پايانة مرزي قرار دارد) مراجعه و پس از مشخص شدن اتوبوس كاروان، ضمن بازديد و اطمينان از كامل بودن تجهيزات و امكانات آن، نسبت به بارگيري و سوار كردن زائران اقدام نمايد. در صورت وجود نقص اساسي در اتوبوس، مدير راهنما موظف است از پذيرش اتوبوس خودداري كرده و بلافاصله با شركت مركزي كارگزاران استان مربوطه يا شركت حمل و نقل طرف قرارداد و يا كارگزار تماس حاصل نمايد تا در اسرع وقت نسبت به تعويض اتوبوس اقدام شود.
توجه: شركت مركزي استان يا شركت حمل و نقل يا كارگزار موظف‌اند ضمن تماس با مدير راهنما و رانندة اتوبوس، از حضور به موقع اتوبوس براي بازگشت زائران از مرز اطمينان حاصل كند تا مدير و زائران، بلاتكليف و سرگردان نمانند.
4- ‌در بين راه اتوبوس‌ها بايد براي اقامة نماز مغرب و عشا و صرف شام و نماز صبح در محل مناسب و از پيش تعيين شده توقف كنند.
5- با توجه به فاصلة ميان مرز عراق تا شهرستان مبدأ توصيه مي‌شود مدير راهنما با كارگزار در تماس بوده و ساعت ورود اتوبوس را اعلام نمايد تا برنامه‌هاي استقبال از زائران به موقع انجام گيرد.
6- ممكن است برخي از زائران بيمار يا مصدوم، طبق ضوابط مربوط، مشمول دريافت‌هاي حق بيمه باشند، لذا مديران راهنما موظفند مراتب را به آنان يادآور شوند تا زئران ذينفع پس از رسيدن به مقصد، به همراه داشتن مدارك مورد نياز به نمايندگي بيمه در شهرستان محل سكونت خود مراجعه و از حق بيمه يا بيمة تكميلي استفاده كنند.

نکاتي که زائرين عتبات عاليات بايد بدانند :
1ـ زائرين محترم مي‌بايست با دفتر خدمات مسافرتي كه در آن ثبت نام كرده‌اند تماس مستمر داشته باشند و از ساعت و محل تجمع و آخرين خبر مربوط به سفر مطلع باشند. همچنين نام مدير دفتر خدمات مسافرتي، مدير راهنما، روحاني گروه را بخاطر بسپارند.
2ـ درجلسات توجيهي¬كه¬از سوي مدير دفتر خدمات مسافرتي و با حضور روحاني گروه تشكيل مي‌گردد شركت نمايند.
3ـ براي جلوگيري از بروز هر نوع مشكل به تذكرات مدير دفتر خدمات مسافرتي و مدير راهنما و همچنين روحاني گروه توجه داشته و به توصيه‌هاي آنان عمل نمايند.
4ـ به جهت اجراي كليه برنامه‌ها، رعايت نظم و انضباط در تمامي مراحل سفر جداً توصيه مي‌گردد.
5ـ رعايت حسن خلق و برخورد مناسب با همسفران و ساير افراد و همچنين داشتن روحيه تعاون و همكاري با زائرين خاصه افراد مسن توصيه مي‌شود.
6ـ همراه داشتن لوازم ¬شخصي ¬از قبيل لباس¬اضافي، خمير دندان و مسواك، ‌حوله، ‌صابون، پودر شوينده و... توصيه مي‌گردد.
7ـ از همراه داشتن هر گونه مدارك و اسناد و اوراق بهادار بجز پروانه گذر زيارتي و كارت شناسايي اجتناب گردد.
8 ـ به جهت جلوگيري از بروز مشكلات در طول سفر از تكروي و جدا شدن از گروه جداً خودداري نمائيد.
9ـ رعايت آداب زيارت و پرهيز از هر گونه رفتار غيرمعمول در اماكن زيارتي و اجتناب از بستن قفل و زنجير اشياء به ضريح، زدن به سر و صورت و سينه خيز رفتن در حرم و اعمالي مشابه آن و ...
10ـ‌ پرهيز از وارد شدن در بحثهاي مناقشه‌آميز با ديگران در طول سفر و همچنين پرهيز از هر نوع اعمالي كه نيروهاي اشغالگر را حساس نمايد.
11ـ عدم حمل هر گونه مواد مخدر كه در صورت مشاهده سبب بروز مشكلات براي خود و بقيه زائرين خواهد شد و علاوه بر اين منجر به زنداني شدن در كشور عراق و تحت تعقيب قرار گرفتن در ايران مي‌شود.
12ـ توجه به برنامه و ضوابط مورد نظر در حرم مثل ساعت ورود و خروج و همكاري با خادمين و پليس عراق خصوصاً در زمان بسته‌شدن درهای حرمهای مطهر .
13ـ پرهيز از كشيدن سيگار در حرمها و مساجد.
14ـ عدم تماس با متكديان و عدم خريد از دست فروشان دوره گرد.
15ـ حفظ وحدت با برادران اهل تسنن در تمامي طول سفر.
16ـ شركت در نماز جماعت در حرمها و مساجدي كه بر حسب برنامه در آن مكان حضور خواهيد داشت.
17ـ انعكاس مشكلات و نيز موارد غيرمترقبه و مشكوك به مدير راهنما.
18ـ همراه نداشتن اجناس براي فروش نظير پتو، پسته، زعفران، تسبيح، انگشتر و ... كه باعث وهن نظام مقدس جمهوري اسلامي خواهد شد.
19 ـ حفظ حجاب اسلامي از سوي خواهران، همچنين به خواهران توصيه مي‌شود از بهمراه داشتن جواهرات و زيورآلات در طول سفر خودداري نمايند.
20ـ استفاده از پوشش و لباس مناسب از سوي برادران و عدم اياب و ذهاب در خيابانها و حرمها با لباسها زيرين و نامناسب.
22ـ مراقبت از پول و اشياء شخصي خاصه در داخل حرمها و ساير اماكن عمومي.
23ـ تنظيم ساعت به وقت عراق جهت جلوگيري از اخلال در برنامه‌ها.
24ـ حاضر شدن به وقت اعلام شده جهت صرف صبحانه، ‌ناهار و شام.
25ـ سعي در رعايت كامل موارد بهداشتي در محلهاي اسكان و همچنين تمامي مراحل سفر و اطلاع به مدير راهنما در صورت بروز علائم بيماري براي خود و همراهان.
26ـ همراه نداشتن مواد غذائي فاسد شدني و همچنين عدم استفاده از غذاهاي خارج از هتل.
27ـ به همراه داشتن داروهائي كه پزشك معالج تجويز كرده باشد به مقدار نياز يك هفته براي بيماريهاي مزمن.
28ـ مراقبت از بار و اثاثيه در طول سفر مخصوصاً در گمرك عراق هنگام ورود و خروج.

امنیت در سفر زائرین عتبات عالیات عراق
زیارت مرقد پاک و مطهر ائمه معصومین علیهم السلام در کشور عراق از آرزوهای بزرگ شیعیان و علاقمندان به آستان مقدس ائمه اطهار (ع) بوده و علی رغم وجود حوادث و ناملایمات و رنج هایی که در طول تاریخ برای زائرین عتبات عالیات وجود داشته ، سفر عاشقان و شیفتگان ائمه اطهار (ع) همچنان پر رونق بوده است. در این راستا دفتر مرکزی حراست سازمان حج و زیارت وظیفه خود می داند بر حسب تجربیاتی که تا کنون کسب نموده است نکاتی را جهت حفظ سلامت و ایمنی زائرین محترم با هدف به حداقل رساندن خطرات احتمالی که در کمین می باشد در قالب توصیه های امنیتی (امنیت سفر) تقدیم زایرین ، مدیران و عوامل کاروانهای عازم به عتبات مقدسه عراق نماید .
باشد که با رعایت کامل این توصیه ها ، سفر زائرین محترم در نهایت آرامش و اطمینان ، همراه با قبولی زیارت عزیزان به سرانجام رسیده و ما را نیز از دعای خیرشان بهره مند سازند.
1-    حمل ، نگهداری و مصرف مواد مخدر و داروهای کدئین دار روان گردان کشور عراق ممنوع دولت عراق با خاطیان به شدت برخورد می نماید.
2-    همکاری و هماهنگی با مدیر و روحانی کاروان در طول سفر را در نظر داشته از اقدامات خارج از گروه جداً پرهیز فرمایید.
3-    به هنگام عبور از مرز و انجام امور مرزی و گمرکی نهایت صبر وحوصله را نصب العین خود قرار داده و در صورت بروز هر مشکلی ضمن مطلع نمودن مدیر کاروان با خونسردی کامل در صدد رفع مشکل بر آئید.
4-    در صورت بروز هر گونه حادثه ای از قرار گرفتن در محیط حادثه و تهیه عکس و فیلمبرداری خودداری نموده و در صورت مشاهده اشیاء و یا رفتار مشکوک ، مراتب را به مسئولین مربوطه اطلاع دهید.
5-    تنها مدارک مورد نیاز در این سفر گذرنامه و کارت شناسائی زائر می باشد. لذا از همراه داشتن وجوه نقد و اشیاء قیمتی غیر ضروری همچون (چک پول ، طلاجات ، مدارک و اسناد ، گواهینامه ، کارت ملی و مدارک دیگر) خودداری نمائید
6-    از برقراری ارتباط با مأمورین و عوامل عراقی و اشغالگران تحت هر عنوانی خودداری نموده و همچنین از دریافت هرگونه البسه و کادو مانند (عروسک و غیره) از مأمورین و بیگانگان جداً خودداری نمائید.
7-    با توجه به فرهنگ عمومی و مذهبی شهرهای زیارتی عراق تأکید می شود ضمن استفاده خواهران از چادر مشکی و رعایت حجاب و پوشش اسلامی ، از پوشیدن مانتو و یا چادر نماز در معابر عمومی خودداری فرمایند.
8-    در طول مسیر رفت و برگشت بویژه هنگام انتقال بار شخصاً مراقب ساکها و وسایل خود بوده و از رها نمودن آن در محیط های قابل دسترسی افراد بیگانه برای پیشگیری از سرقت و هرگونه تهدید دیگری خودداری نمائید.
9-    پس از استقرار در هتل ، نسبت به شناسایی مسیر رفت و برگشت به حرم اقدام و نام هتل ، شماره اطاق و تلفن آنرا به خاطر بسپارید.
10-    تاکید می شود خواهران محترم از تردد به بازار ، حرم و اماکن عمومی دیگر بصورت انفرادی خودداری و از سوار شدن به خودروهای متفرقه پرهیز نمایند.
11-    از تحویل تلفن همراه خود به افراد غریبه بویژه به هنگام خرید و یا تعویض سیم کارت جداً پرهیز نمائید.
12-    به محض اسکان در هتل ، اشیاء قیمتی و وجوه نقد خود را به صندوق امانات هتل سپرده و رسید دریافت نمائید (زیرا بیمه هیچگونه تعهدی در قبال سرقت و یا مفقودی موارد فوق ندارد)
13-    در صورت سرقت و یا مفقود شدن اموال و اشیاء خود و یا بروز هرگونه مشکلی اعم از (تصادف ، گم شدن همراهان ، نزاع ، دستگیری و...) مراتب را در اسرع وقت به مدیر راهنما گزارش نمائید.
14-    به هنگام خروج از محل اقامت از تنها گذاردن افراد مسن ، بانوان و یا کودکان در اطاق خودداری نمائید.
15-    در صورت مشاهده و یا اطلاع از وجود هرگونه اشیاء و کالای ممنوعه و مشکوک (مواد مخدر ، مواد محترقه و منفجره ، اسلحه ، مهمات و ...) مراتب را سریعاً به مدیر راهنمای خود اعلام نمائید.
16-    از ورود به مباحث سیاسی ، اختلافات قومی و مذهبی جداً اجتناب نمائید.
17-    از عزیمت به اماکن و شهرهایی که ورود به آنها ممنوع گردیده خودداری نمائید.
18-    از دریافت و نگهداری هرگونه بسته و پاکت از افراد غیر (اعم از ایرانی و یا عراقی) به منظور امانت و یا انتقال از ایران به عراق و یا بالعکس خودداری نموده و در صورت مشاهده چنین مواردی مراتب را به اطلاع مدیر کاروان برسانید.
19-    از همراه آوردن افراد خارج از کاروان به داخل هتل خودداری نمائید.
20-    از همراه داشتن اشیاء ممنوعه (دوربین ، موبایل ، چاقو و ...) به هنگام ورود به اماکن مقدسه جداً پرهیز نمائید.
21-    از قبول هرگونه غذا ، شیرینی ، عطر ، آب ، شربت و... بعنوان نذری به دلیل احتمال خطر و هدفمند بودن برخی از اقدامات از سوی افراد ناشناس جداً پرهیز نمایید.
22-    دفتر مرکزی حراست آماده دریافت هرگونه انتقاد ، پیشنهاد در جهت رفع مشکلات و فراهم نمودن آسایش و امنیت بیشتر زائرین محترم می باشد.
23-    از تردد به پشت بام هتلها و حضور در پشت پنجره هتلها جهت فیلمبرداری خودداری فرمایید.
24-    در صورت بروز هر حادثه ای از قبیل تصادف ، درگیری اتباع ایرانی با سایر افراد در اماکن عمومی و هتل مراتب را سریعاً به دفتر حج و زیارت مستقر در عراق اعلام فرمایید.
25-    هشدارهای مدیران راهنما و نیروهای امنیتی را جدی گرفته و از بحث و جدل و درگیری با آنها جداً پرهیز نمایید.
26-    از تجمع در معابر عمومی ، پارکها ، پارکینگها و محل های بازرسی و برگزاری مراسم مذهبی و بین الحرمین بدون هماهنگی دفتر نمایندگی سازمان حج و زیارت جداً پرهیز نمایید.
27-    از عکسبرداری و فیلمبرداری از مقرهای نظامی انتظامی ، مرز و مراکز ایست و بازرسی در مسیر راه و داخل شهرها پرهیز نمایید%
28-    از خرید و یا استفاده از غذا از رستورانهای عراق بدلیل عدم رعایت بهداشت عمومی و احتمال آلوده بدون جداً خودداری فرمایید.
29-    از سپردن ساک و وسایل شخصی خود به افراد ناشناس پرهیز نمایید.
30-    از هرگونه ارتباط غیر متعارف با کسبه ، عوامل هتل اعم از ایرانی و غیر ایرانی و مأموران امنیتی عراق جداً پرهیز نمایید.
31-    بهنگام ترک هتل و رستوران توجه داشته باشید وسایل خود را جای نگذارید.
32-    به هنگام خروج از هتل از قفل بودن درب ها و پنجره ها اطاق و خاموش بودن وسایل برقی (پنکه ، بخاری) اطمینان حاصل نمائید.
33-    هنگام تردد در معابر عمومی ، مساجد و حرمهای شریف به ویژه محلهای پر ازدحام (ورودی ها و خروجی ها) مراقب وجوه نقد و اشیاء قیمتی و تلفن همراه خود باشید (سارقین حرفه ای در صدد فرصت هستند)
بيمه زائران محترم اعتاب مقدس عراق
کلیه زائران بر اساس دستورالعملهای مربوطه طی قراردادی با بیمه البرز و غیره به صورت گروهی بیمه می¬شوند این بیمه شامل بیمه عمر ، حوادث ،درمان و بیمه بار می¬شود. بیمه شده می¬بایست در صورت وقوع حوادث مشمول بیمه حداکثر ظرف 10 روز از تاریخ وقوع خطر کتبأ به بیمه گر اطلاع بدهد . مدت اعتبار قراراداد برای زائرین یک سال که شروع آن بعد از ورود به مرز عراق و خاتمه آن بعد از خروج از مرز عراق می¬باشد.
بار و اثاثیه زائر در صورت فقدان یا صدمه دیدن بیمه می باشد و زائرین با پر کردن فرم اشیاء گم شده شخصأ باید موضوع را پیگیری نماید.
توضیح اینکه پول نقد؛ طلا و جواهرات؛ اوراق بهادار؛ انگشتر؛ دندان مصنوعی؛ عینک؛ سمعک؛ ویلچر؛ لنز؛ کفش طبی؛ خودکار و خودنویس؛ عصا؛ بدلیجات و سایر  اشیائی که ورود آن به خاک عراق ممنوع می¬باشد تحت پوشش بیمه نخواهد بود .
خلاصه اي از مفاد اين قرارداد، همراه با مقايسه خدمات بيمه اي سال گذشته به شرح زير است :
جدول مقايسه خدمات بيمه اي زائران عتبات عاليات عراق به وسيله شرکت بيمه البرز (قرارداد قبلي)
و شرکت بيمه سينا (قرارداد جديد) :
رديف             نوع پوشش                       قرارداد قبلي ( بيمه البرز )                قرارداد جديد ( بيمه سينا )
1- فوت به هر علت ( بيمه عمر )             000/000 / 40 ريال                        000 /000/55 ريال
2- فوت به علت حادثه                        000/000/40 ريال                        000 /000/70ريال
3- مجموع سرمايه عمر و حادثه                  000/000/80 ريال                      000/000/125 ريال
4- فوت به علت حادثه  تروريستي                000/000/40 ريال                      000/000/125 ريال
5- نقص عضو و از کار افتادگي دائم (عادي)          000/000/40 ريال                       000/000/70 ريال
6- نقص عضو و از کار افتادگي دائم (تروريستي)     000/000/20 ريال                      000/000/70 ريال
7- حمل و انتقال جنازه                                     تعهدي نداشت              از محل سرمايه فوت ( بدون سقف)
8- هزينه هاي درمان به شرط بستري                   000/000/15 ريال                      000/000/67 ريال
9- حمل و انتقال بيمار           حداکثر 000/ 000/3 ريال          از محل تعهدات بستري  (ازمحل بستري) ( بدون سقف )
10- حداکثر سرمايه هر نفر( عمر , حادثه , درمان )        000/500/96 ريال                   000/000/192 ريال
11- سقف تعهدات در حادثه بزرگ                  حداکثر 25 نفر                      سقف تعهد ندارد
12- پوشش هزينه هاي بستري در عراق          پوشش نداشت          تا سقف تعهدات بستري  (000/000/67 ريال )
13- طول درمان ندارد                                 نداشت                                         دارد
14- پوشش پس از ترخيص از بيمارستان            پوشش نداشت                  تا سه ماه پس از ترخيص
15- درمان سرپائي                                      000/500/1ريال          تا سقف ( فقط در اثر حادثه )  000/000/6 ريال
16- پوشش بار رفت                                  000/000/1 ريال                         000/500/2 ريال
17- پوشش بار برگشت                              000/000/2 ريال                         000/000/7 ريال
18- حداکثر تعهد بار در طول قرارداد        000/000/250/1 ريال                   000/000/500/2 ريال
19- ميزان کسر استهلاک                              30 درصد                                 40 درصد
20- حق بيمه                                         000/20 ريال                           000/30 ريال
21- مدت پوشش                          از 72 ساعت قبل از خروج                    از 48 ساعت قبل از خروج 
                                                از مرز تا 72 ساعت                             ازکشور تا 72 ساعت
                                                پس از ورود به کشور                          پس از ورود به کشور
22- پوشش درمان عوامل ستادي               000/000/70 ريال                        000/000/201 ريال
23- فوت عوامل ستادي به هر علت          000/000/150 ريال                        000/000/150 ريال
24- فوت اعضاي خانواده عوامل ستادي به هر علت    000/000/80 ريال                        000/000/100 ريال
25-  نقص عضو و از کار افتادگي عوامل ستادي          000/000/70 ريال                         000/000/70 ريال
26- صندوق ذخيره زائر                                      نداشت                                     دارد
27- سهم زائر در صندوق ذخيره                            نداشت                    500/2 ريال به ازاي هر زائر
28- آورده بيمه در صندوق ذخيره زائر                     نداشت                       000 /000/000/3 ريال
29- سود متعلق به صندوق                                   نداشت                               19 درصد
30- مرور زمان دعاوي                                       4 سال                    شامل مرور زمان نمي گردد
در بند الحاقي و مکمل اين قرارداد آمده است که زائر مي تواند علاوه بر موارد يادشده، خود ر ا تا هر سقفي که مايل باشد، بيمه نمايد.
دارو های مورد نیاز برای جعبه کمکهای اولیه
قرص¬های استامینوفن، استامینوفن کدئین ، سرماخوردگی ، آنتی هیستامین ، دیمن هیدرینات¬ایبوبروفن،LD ,HD دیفنوکسیلات، بیزاکودیل ، کبسول آموکسی¬سیلین ژل پیروکسیکام، پماد سوختگی ، پودر ORS .و شربتهای دیفن هیدرامین ، اکسپکتورانت ، آلومینیوم ام جی ،همچنین چسب زخم، باند ، بتادین ، الکل طبی،گاز استریل ، و پنبه هیدروفیل نیز مورد نیاز است .

شرح وظایف سازمان حج و زیارت استان یزد
1- تعیین سهمیه عتبات
2- تایید مانیفست
3- صدور حکم مدیر و روحانی یا مداح
4- نظارت بر تشکیل کلاس
5- تعیین بازرس و نظارت بر روند ثبت نام
6- نظارت بر عملکرد مدیر و روحانی
7- دریافت گزارش سفر از مدیر
شرح وظایف شرکت مرکزی:
1- عقد قرار داد با تعاونی ها و تهیه اتوبوس
2- عقد قرار داد با رستورانهای بین راهی
3- تهیه صبحانه برای رفت و برگشت
4- دریافت مانیفست از دفتر و ارسال به تهران برای ویزا
5- پیگیری جهت اخذ ویزا
6- تحویل مانیفست ویزا شده به همراه مبلغ یک میلیون ریال جهت هزینه های متفرقه و حواله غذا
7- تحویل کیف دارو به مدیران
8- دریافت گزارش هزینه ها از مدیر کاروان و پرداخت حق الزحمه مدیر
9- دریافت گزارش کلاس آموزشی و پرداخت هزینه های کلاس و تشکیل کلاسهای متمرکز
10- تحویل کارت شناسایی، برچسب ساک و برچسب پشت گذرنامه و ....
شماره تلفن های ضروری
تلفن هاي دفاتر نمايندگي سازمان حج و زيارت و شرکت شمسا در عراق
1- دفتر نمايندگي سازمان حج و زيارت در عراق (مستقر در کربلاي معلا)
نشاني : شارع سدره هتل باب السلام تلفن : 00964801903766 همراه : 009647801903766
2- دفتر نمايندگي سازمان حج و زيارت در نجف اشرف
نشاني : شارع طوسي هتل عمره همراه : 009647903603407 و 0096407706730077
3- دفتر نمايندگي شرکت شمسا در کربلاي معلي
نشاني : شارع سدره هتل باب السلام تلفن : 0096432333403 همراه : 009647706039384
4- دفتر نمايندگي شرکت شمسا در نجف اشرف
نشاني : شارع طوسي هتل عمره تلفن : 0096433215433 همراه : 009647804334497
5- درمانگاه هلال احمر در کربلاي معلي
نشاني: شارع قبله حضرت ابوالفضل(ع) تقاطع خيابان جمهوري هتل الباقر(ع) تلفن : 0096432332728 همراه : 009647906502673
6- درمانگاه هلال احمر در نجف اشرف
نشاني : شارع امام علي(ع) هتل نباء تلفن : 0096433373088 همراه 009647901424864
7- دفتر نمايندگي سازمان حج و زيارت و شرکت شمسا در مرز مهران
تلفن : 08428225453 همراه : 09183410803
8- دفتر نمايندگي سازمان حج و زيارت و شرکت شمسا در مرز شلمچه
تلفن : 06324286279 همراه : 09168260207
9- استراحتگاه موقت شرکت شمسا در شهر مهران
نشاني : انتهاي بلوار کربلا يک، صد متر مانده به پل زائر تلفن : 08428222555

+ نوشته شده در  جمعه بیست و هشتم تیر 1392ساعت   توسط ش.محمدسلیمانی < شمس خوئی>  |